Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de protección de datos

La Clínica San Luis, como Institución prestadora de servicios de salud, para el desarrollo de su objeto social y dar cumplimiento a las disposiciones legales que rigen su actuación, requiere constantemente recopilar, conservar y utilizar información de personas naturales y jurídicas con fines asistenciales, comerciales, científicos, laborales, educativos y de habilitación legal. Para tales efectos, nos comprometemos a cumplir con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política, asumiendo como norma interna su propio Manual de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

• Naturaleza de la protección: La Clínica San Luis como responsable del tratamiento de datos, por medio de este manual implementa todas las acciones necesarias para tratar y proteger los datos personales almacenados en sus bases de datos.
• Objeto:  El presente manual tiene por objeto definir los parámetros bajo los cuales se da tratamiento a todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de las bases de datos que posee la Clínica San Luis.
• Ámbito de aplicación:  El presente manual se aplica a todas las bases de datos que administra la Clínica San Luis, dentro de sus sedes ubicadas en la calle 48 # 25 – 56 de Bucaramanga, Colombia y en todas las sedes que en un futuro se puedan establecer, por parte de los encargados del tratamiento de los datos personales y de eventuales terceros que, de una u otra manera, gestionen bases de datos personales de la Clínica San Luis.
• Principios: En el tratamiento de datos personales que realiza la Clínica San Luis, se aplican todos los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.
• Consulta de la práctica: La Clínica San Luis pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política en sus dependencias, en su página web www.clinicasanluis.com.co y demás medios idóneos de divulgación.
• Categoría y clasificación de datos:  La Clínica San Luis, de acuerdo con los datos tratados, se acoge a la clasificación que ordena la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Derechos de los titulares de los datos personales: La Clínica San Luis, hace manifiesta la voluntad de protección de los derechos de los titulares de los datos personales, en tal sentido y conforme a la ley, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:

1. Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos de la Clínica San Luis.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Clínica San Luis, por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de sus datos
3. Ser informado por la Clínica San Luis, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4.  Presentar, cuando sea el caso, ante la autoridad competente las quejas por infracciones al tratamiento de sus datos personales.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder y conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento, de acuerdo con lo dispuesto por la ley en el tratamiento de datos personales. Estos derechos podrán ser ejercidos por:
7. El titular de los datos personales.
8. Los causahabientes del titular de los datos personales.
9. El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

• Responsable del tratamiento: Clínica San Luis, NIT. 890.208.758 –8, PBX: (57) 6432600, calle 48 N° 25 - 56, correo electrónico [email protected] es el responsable del tratamiento y de las bases de datos personales.
• Encargado del tratamiento :Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento. En el caso de la Clínica San Luis, será encargado el empleado o contratista, ya sea persona natural o jurídica, a cuyo cargo se encuentre el tratamiento de una base de datos específica, de acuerdo con el acta de nombramiento que así lo designe.
• Autorización para uso de datos personales:  La Clínica San Luis, para el tratamiento de datos personales, solicita a los titulares su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de la misma para los efectos legales.  PARÁGRAFO: Cuando se trate de datos personales de menores de edad, el tratamiento de los mismos deberá estar estrictamente autorizado por parte del representante legal (padre, madre o tutor) para su manejo, con las excepciones de ley.
• Excepción a la autorización para uso de datos personales: La Clínica San Luis no requerirá de la autorización del titular cuando se encuentre dentro de alguna de las siguientes circunstancias:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica, sanitaria o de cualquier servicio de salud que así lo requiera.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

f) Los demás casos que por ley no sean requeridos el otorgamiento de dicha autorización.

g) Cuando las necesidades del servicio de salud lo requieran.

⦁    Confidencialidad y seguridad de las bases de datos 

La Clínica San Luis pone a disposición todos, los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder. En todo caso, verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.

⦁    Medios para otorgar la autorización 

La Clínica San Luis, para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada.

⦁    Revocatoria de la autorización 

Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada a la Clínica San Luis para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Cuando la revocatoria sea total, en relación con las finalidades autorizadas, la Clínica San Luis cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual la Clínica San Luis continúa tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

⦁    Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo

El tratamiento de los datos de los titulares, con los cuales la Clínica San Luis tuviere establecida o estableciera una relación permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados entre otros fines, para:

• Cumplir con las exigencias de las autoridades de salud en Colombia.

• Compartir datos sensibles como historias clínicas de sus pacientes, cuando estos son entregados a las EPS o aseguradoras para tratamientos médicos autorizados por la Clínica San Luis.

• Desarrollar el objeto social de la Clínica San Luis conforme a sus estatutos sociales.

• Facilitar datos personales a compañías filiales y a su grupo empresarial, para prestar un servicio médico y complementario en salud a los pacientes de la Clínica San Luis.

• Cumplir con la normativa vigente en Colombia para empresas comerciales y del sector salud.

• Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas.

• Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano, en materia laboral y de seguridad social.

• Hacer ofertas promocionales de y de nuevos servicios a sus pacientes y realizar encuestas relacionadas con los servicios de la Clínica San Luis.

• Cumplir todos sus compromisos contractuales.

• Entregar información a entes certificadores de calidad sobre contratistas y empleados.

• Realizar estudios científicos y de investigación.

• Compartir datos personales con IPS, SOAT y otras entidades de salud en beneficio de los pacientes de la Clínica San Luis.

• Suministrar datos personales para control y verificación por parte de auditores externos y para procesos de licitación y/o contratación.

• Cumplir con las exigencias normativas del SARLAFT.

⦁    Prueba de la autorización 

La Clínica San Luis almacena en archivos físicos o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

⦁    Actualización de las bases de datos 

La Clínica San Luis actualiza de manera permanente sus bases de datos de conformidad con lo señalado en la Ley de Tratamiento de Datos Personales.

⦁    Aviso de privacidad 

La Clínica San Luis cuenta con una política de privacidad, la cual se encuentra disponible en su página web www.clinicasanluis.com.co la misma forma parte integral del presente manual.

⦁    Transferencia de datos para tratamiento por terceros nacionales e internacionales

La Clínica San Luis puede transmitir o transferir de manera parcial o total, los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de su titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante contratos o convenios que así lo establezcan.

⦁    Procedimientos

La Clínica San Luis, en el tratamiento de datos personales, define los siguientes procedimientos, los cuales solo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, sus causahabientes o representantes.

⦁    Procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales

Para el ejercicio de sus derechos, el titular o sus representantes suministraran al menos la siguiente información:

Nombre del titular: _______________________________________________

Identificación: ___________________________________________________

Procedimiento solicitado: corrección__ actualización__ consulta__ supresión__ revocatoria __

Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud: ___________________

Documentos que corroboren la solicitud (opcional): ______________________

Datos de contacto: _______________________________________________

Dirección: ______________________________________________________

Teléfono: _______________________________________________________

Correo electrónico: _______________________________________________

Firma: _________________________________________________________

⦁    Procedimiento para la consulta sobre el tratamiento de los datos personales 

La Clínica San Luis pone a disposición de los titulares de los datos, el correo electrónico [email protected] para elevar sus consultas; así mismo, recibe solicitudes en Bucaramanga: calle 48 N° 25 -56, PBX: (57) 4 – 322 2211 | Fax: (57) 6430026. En la solicitud, el titular indicará los datos señalados en procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

⦁    Procedimiento para la corrección, actualización, rectificación o supresión de datos personales

La Clínica San Luis, en cumplimiento de lo preceptuado por el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, con el lleno de los datos señalados en procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

Si la solicitud resulta incompleta, la Clínica San Luis requerirá al interesado dentro, de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción, para que subsane las fallas.

La información requerida debe ser presentada por el solicitante dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento, si no lo hace, se entenderá que ha desistido.

El término máximo que tiene la Clínica San Luis para atender la solicitud, es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

⦁    Procedimiento para revocar la autorización dad para el tratamiento de datos personales  

El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, remitiendo la solicitud a la Clínica San Luis, conforme el procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

La Clínica San Luis elimina o suprime el dato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud, de lo contrario, el titular, tendrá derecho a solicitar a la autoridad competente, que ordene la revocatoria de la autorización.

⦁    Vigencia de la política

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.